Ny regnskabsvejledning
RKKP-styregruppen har ønsket at sikre alle databaser klare og gennemskuelige regler for anvendelse af databasemidler og har derfor vedtaget ny regnskabsvejledning, der træder i kraft fra 1. juli 2014.
 
I vejledningen fremgår, at udbetaling af honorar til faglig ledelse af databaser fremover skal gå via ansættelsesstederne – her vil først blive gennemført en høring af hospitalerne, for at sikre de praktiske aftaler omkring merarbejdsbetaling – med ændring af praksis ønskes alene en mere gennemskuelig proces omkring disse midler, ikke at flytte indtægten fra de aktive i databasen til hospitalsafdelingerne.
Indførsel af denne del af vejledningen sker først fra 1. jan. 2015, når den planlagte høring er gennemført.
  
Praktisk om databasernes adgang til driftsmidler
Ledelsessekretariatet i RKKP varetager databasernes/DMCG’ernes bogholderi- og regnskabsfunktion i forhold til de midler, der ikke er bundet op på lønudgifter til fastansatte.
Det betyder, at alle regninger vedr. database-/DMCG-drift skal sendes direkte til sekretariatet fra leverandører med henblik på betaling. 
  
Databaserne/DMCG’ernes har råderet over egne midler. Dvs. bevilligede midler kan anvendes som beskrevet i bevillingsskrivelserne/ovenstående regnskabsvejledning.
 
Undtagelse vedr. databaser med større sekretariater
Enkelte databaser (Dansk Hjerteregister; Dansk Brystcancer register) har større sekretariater med flere ansatte tilknyttet databasen. Bogholderi- og regnskabsfunktionerne ligger fortsat hos databaserne selv. Her vil bevilligede midler udbetales ved fremsendelse af faktura til RKKP.
 
Fakturering
Faktura vedr. databasernes konkrete udgifter sendes direkte fra leverandøren til DFS til EAN-nummer 579800 276 4895. Hvis ydelserne leveres af institutioner i Region Midtjylland, skal afregning ske som intern handel til afdelingsnummer 0961020060.

Refusion af personlige udlæg afregnes også via Ledelsessekretariatet i RKKP - hvor denne blanket bedes udfyldt og indsendt sammen med eventuelle bilag.
 
Af alle fakturaer skal det - udover typiske oplysninger om vare/ydelser - fremgå, hvilken database/DMCG, der skal afholde udgiften. 

Databaserne/DMCG’erne skal ligeledes orientere Pia Frandsen (piafrn@rkkp.dk) om afholdte udgifter, så informationen er tilgængelig før fakturamodtagelsen. 
 
Databaserne skal sikre, at Ledelsessekretariatet altid har en kontaktperson, som kan kontaktes for yderligere informationer inden afregning. Oplysninger om kontaktperson skal sendes til Pia Frandsen (piafrn@rkkp.dk). 
  
Fire gange om året modtager databaserne/DMCG’erne en økonomistatus med oplysninger om anvendte/tilbageværende midler svarende til det givne års bevilling. Derudover kan der til enhver tid rekvireres en oversigt over anvendte midler med 10 hverdages varsel. 
 
Spørgsmål til ovenstående bedes rettet til Pia Frandsen piafrn@rkkp.dk /tlf. 2168 8014 eller Anne-Marie Hansen annhan@rkkp.dk