Forbedringsteamet er et bærende element i forbedringsarbejdet efter Forbedringsmodellen. Det består af 6-8 personer, som har konkret erfaring med den proces, der skal forbedres og har ledelsesopbakning. Teamet kan ved brug af PDSA-hjælpeskemaet og relevante værktøjer gennemføre forbedringer i praksis.
Et team med lokale eksperter er nødvendigt, fordi ingen enkeltperson har overblik over de ofte komplicerede og tværgående processer og patientforløb, der ønskes forbedret. Et godt team kan frembringe kreative ideer med hold i virkeligheden og opnå konsensus om, hvad der er vigtigst og væsentligst. Teamet skal fastholde, at ideer ikke kan erstatte data. Mulige årsager til kvalitetsproblemer og ideer til ændringer, der kan afhjælpe problemet skal efterprøves. De afprøvede ideers effekt i den kliniske kontekst skal dokumenteres med data.
Teamet sammensat tværfagligt
Forbedringsteam skal, når det er relevant, være tværfagligt og multidisciplinært sammensat og dertil repræsentere følgende ekspertiser:
- Leder med beslutningskompetence, der kan tage stilling til ændringer og fjerne forhindringer
- Kliniske eksperter, der kender det patientforløb og de processer der skal forbedres. Foretræk klinikere, der er respekterede blandt kolleger og som er interesserede i det område, der søges forbedret
- Facilitator, der sikrer opgaveløsningens fremdrift og har indsigt med Forbedringsmodellen og de gængse værktøjer til kvalitetsforbedring.
Det kan være hensigtsmæssigt og givende at en patient med erfaring med forløbet bidrager som teammedlem.
Antal teammedlemmer skal holdes på et minimum (6-8 medlemmer) for at sikre hurtig og effektiv kommunikation, koordineret arbejde, konsensus og praktisk mulighed for at mødes i dagligdagen. Teamet skal kunne trække på ekstern ekspertise, hvis gruppens medlemmer ikke dækker alle nødvendige aspekter; fx hjælp til dataanalyse.
Teamets arbejdsgrundlag
Teamet skal have et klart arbejdsgrundlag (kommissorium), der beskriver den opgave, der skal løses, tidsrammen og de resurser (personer og tid), der stilles til rådighed for arbejdet. Kommissoriet skal være tiltrådt af alle ledelser, der har ansvar for dele af det patientforløb, der skal forbedres. Det er en obligatorisk del af arbejdsgrundlaget, at teamet formidler fremgang i arbejdet og resultater til kolleger og ledelser.
Teamets arbejdsregler og mødeplan
Teamet skal fastlægge rammer for arbejdet og samarbejdet. Det gælder fordeling af arbejdsopgaver, der skal udføres mellem møderne og teamets arbejdsform vedrørende tidsoverholdelse, dagsorden, referater og loyalitet ved udmeldinger fra teamet.
Ved arbejdets begyndelse aftales en plan for møderne (varighed, tid, sted, indhold). Kortvarige, veltilrettelagte, relativt hyppige møder er produktive (første og sidste møde 45-60 minutter, møder der imellem á 5-10 minutter). Afgørende for afvikling af en sådan stram mødeplan er, at møderne er velforberedte, afviklingen er disciplineret, og arbejdsopgaverne mellem møderne er udført, så opgaveløsningerne kan præsenteres for teamet. Der skal være en valgt eller udpeget teamleder, der styrer møderne og sikrer at rammerne for arbejdet overholdes og samt en facilitator med indsigt i de værktøjer, der anvendes.
Teamets værktøjer og dokumentation
Dokumentation af teamets arbejde kan hensigtsmæssigt foregå ved brug af PDSA-hjælpeskema.
Forbedringsteamet kan gøre brug af en række værktøjer, der fremmer udbyttet af teamets indsats. Værktøjerne har forskellige anvendelsesområder og formål. De kan være en hjælp til at:
- Frembringe ideer: Brainstorm; årsagsvirkningsdiagram
- Samle ideer i grupper: Afstemning; gruppering af samhørende ideer
- Få indsigt i processer: Forløbsdiagram; forløbsbeskrivelse; forløbsbeskrivelse med risikoscore
- Få indsigt i ideer fra andre kilder end teamet: Faglitteratur; interview med kolleger og patienter
- Få information ud af hårde data: Simpel optælling; søjlediagram; histogram; Paretodiagram; seriediagram; kontroldiagram.