Brainstorm, gruppering og prioritering er værktøjer, der er egnede til at generere, gruppere og prioritere ideer. Disse værktøjer kan anvendes til at afdække årsager til et kvalitetsproblem og identificere ændringer, der muligvis kan løse problemet.
Brainstorm mv. kan anvendes i forbindelse med konstruktion af årsagsvirkningsdiagram, forløbsdiagram og forløbsbeskrivelse.
Arbejdsgang ved brainstorm
Brainstorm genererer mange ideer på kort tid ved interaktion mellem teammedlemmer med indsigt i det behandlede emne.
- Teamlederen sikrer, at emnet for brainstorm er klart for alle i teamet
- Teammedlemmerne fremsætter på skift én ide ad gangen. Teamet afstår fra diskussion, komplimenter og kritik af ideerne. Mængden af ideer er det vigtigste; vurdering af ideerne og deres relative betydning følger senere. Diskussion forsinker arbejdet og kan medføre for tidlig afgørelse af ideens betydning
- Skriv løbende ideerne på fx selvklæbende notesark, så alle kan læse dem
- Teammedlemmer bygger på eller udfolder ideer fremsat af andre i gruppen
- Har et teammedlem ingen aktuel idé, meldes pas
- Runderne fortsætter til alle melder pas eller den aftalte tidsramme (fx 10 minutter) nås
- Når alle ideer er skrevet ned, er det tid for åben drøftelse med henblik på uddybning og klarificering, herunder at fjerne oplagte dobbeltgængere
- Brainstorm kan suppleres med gruppering af ideer, der hører sammen
- Brainstorm kan suppleres med afstemning med henblik på at prioritere de vigtigste ideer
Gruppering af ideer
Ofte produceres 20-40 ideer i en brainstorm. For at bedre overblikket, kan ideerne samles i et mindre antal grupper efter temaer eller andre fællestræk. En gruppe samhørende ideer kan så tildeles en beskrivende overskrift. Gruppering og tildeling af overskrift kan ske ved ustruktureret åben drøftelse i teamet. Gruppering kan også ske mere struktureret; en hurtig og effektiv arbejdsgang til gruppering af samhørende ideer er følgende:
- Gennemfør en brainstorm; skriv alle ideer op, fx på selvklæbende notesark
- Notesarkene med ideerne er placeret i helt tilfældig orden (fx sat op på en tavle efterhånden som ideerne er blevet genereret)
- Teammedlemmerne flytter herefter rundt på notesarkene - alle i samme tidsrum og uden at der samtales - og placerer notesark med ideer, de mener, vedrører samme gruppe helt tæt sammen. Notesark med ideer, der ikke umiddelbart passer sammen, placeres for sig selv
- Omflytning af notesark foregår indtil alle ideer er placeret i en gruppe (eller ’sat til side’ uden tilhørsforhold), dog højst 5 minutter
- Teamet drøfter herefter grupperingen, herunder genereres en kort beskrivende tekst, der karakteriserer hver hovedgruppe; beskrivelsen anvendes som overskrift for gruppen af ideer og noteres
- Ideer kan flyttes fra én gruppe til en anden, hvis der er konsensus herom
Prioritering med afstemning
Prioritering kan ske ved ustruktureret åben drøftelse, der fører frem til konsensus i forbedringsteamet. Mere struktureret kan prioritering foregå ved afstemning. Afstemning bruges af et team til at prioritere de årsager, som er vigtigst, og de ændringer (løsninger) som teamet anser for at have størst udsigt til at være effektive, når ændringen afprøves i praksis. Prioritering kan foregå ved åben afstemning (fx ved håndsoprækning). En hurtig og effektiv arbejdsgang til afstemning er følgende:
- Gennemfør en brainstorm; skriv alle ideer op på notesark
- Gennemfør eventuelt en gruppering af samhørende ideer
- Hvert teammedlem får fx tildelt 10 point, som de hver især - uden at der samtales - fordeler på notesarkene med flest point til deres højeste prioritet, lidt færre til deres næsthøjeste prioritet, etc. Hvert teammedlem noterer sin pointgivning på det givne notesark
- Pointgivning på hvert notesark tælles sammen. Ideen med det højeste samlede antal point er teamets valg af vigtigste prioritet, næsthøjeste antal point næstvigtigste etc.
- Teamet drøfter åbent den fremkomne prioritering
- Prioriteringen kan under drøftelsen ændres, hvis der er konsensus herom
Prioritering med afstemning kan erstattes af eller suppleres med prioritering med matrix.
Prioritering med matrix
Som supplement eller alternativ til prioritering med afstemning kan en matrix hjælpe et forbedringsteams prioritering af ideer, fx forslåede ændringer til afprøvninger efter Forbedringsmodellen.
For hver foreslået ændring drøfter teamet, hvorvidt effekten af ændringer forventes at være stor eller lille, og hvorvidt ændringen vil være nem eller svær at indføre. Hver ændring placeres ved konsensus i en 2 x 2 matrix (Tabel 7):
Ændringer der placeres i felt a vil have højst prioritet.
Prioritering med forløbsbeskrivelse med risikoscore
Til prioritering blandt mange trin i et komplekst forløb kan værktøjet Forløbsbeskrivelse med risikoscore anvendes.