Alle regninger vedrørende database-/DMCG-drift skal sendes direkte til RKKP fra leverandører med henblik på betaling.
Databaserne/DMCG’erne har råderet over egne midler. Det vil sige, at bevilligede midler kan anvendes som beskrevet i bevillingsskrivelserne/regnskabsvejledningen.
Undtagelse vedrørende databaser med større sekretariater
Enkelte databaser (Dansk Hjerteregister og Kvalitetsdatabase for Brystkræft) har større sekretariater med flere ansatte. Bogholderi- og regnskabsfunktionerne ligger fortsat hos databaserne selv. Her vil bevilligede midler udbetales ved fremsendelse af faktura til RKKP.
Indkøbsaftaler
Hotel og konferencefaciliteter skal bestilles på Regions Midtjyllands indkøbsaftaler jf. links i højremenuen. Ved bestilling henvises til Region Midtjyllands indkøbsaftale.
Fakturering
Faktura vedr. databasernes konkrete udgifter sendes direkte fra leverandøren til RKKP (EAN-nummer 579800 276 4895). Hvis ydelserne leveres af institutioner i Region Midtjylland, skal afregning ske som intern handel til afdelingsnummer 1062001200.
Refusion af personlige udlæg afregnes også via RKKP - hvor denne blanket bedes udfyldt og indsendt sammen med eventuelle bilag.
Af alle fakturaer skal det - udover typiske oplysninger om vare/ydelser - fremgå, hvilken database/DMCG, der skal afholde udgiften.
Databaserne/DMCG’erne skal ligeledes orientere Pia Frandsen om afholdte udgifter, så informationen er tilgængelig før fakturamodtagelsen.
Databaserne skal sikre, at RKKP altid har en kontaktperson, som kan kontaktes for yderligere informationer inden afregning. Oplysninger om kontaktperson skal sendes til Pia Frandsen.
Fire gange om året modtager databaserne/DMCG’erne en økonomistatus med oplysninger om anvendte/tilbageværende midler svarende til det givne års bevilling. Derudover kan der til enhver tid rekvireres en oversigt over anvendte midler med 10 hverdages varsel.